El tratamiento de la información en el proceso de las organizaciones
La información es el producto (resultado) de la información y la creación de significados que sirve a las personas para comprender y predecir el mundo que los rodea; es un resultado extremadamente importante y útil de la comunicación. Es una mercancía poderosa en la vida de organización, ya que los individuos que poseen conocimiento importante pueden ayudar a sus socios de organización a interpretar y responder apropiadamente ante las distintas tareas, problemas y esfuerzos de la organización. Ayuda a dirigir el comportamiento en las organizaciones, al indicar la manera más fructífera de interpretar y cumplir las tareas. La información también ayuda a producir cooperación entre las subunidades (las cuales desempeñan actividades especializadas para la organización) que son las que recolectan, interpretan, evalúan y aprovechan la información relevante de la organización.
Cabe señalar, que la comunicación se ha desarrollado como un mecanismo de adaptación para la humanidad. La comunicación ayuda a las personas a sobrevivir, al proporcionarles información acerca de amenazas inminentes y al ayudarles a evitar o superar esas amenazas. Utilizamos la comunicación para desarrollar alianzas con otros, para ayudarnos a sobrevivir; para explicar la naturaleza de nuestro problema a los que nos atienden. Ayuda a los miembros de la organización a responder de manera apropiada a las restricciones constantes de la vida de organización al permitirles reconocer y adaptarse a las tareas y a los problemas cambiantes. A través de la comunicación los individuos pueden adaptarse a su entorno, se pueden dirigir los procesos de organización para que se liberen continuamente las restricciones de información cambiantes que enfrentan las organizaciones y sus miembros.
Asimismo, no podemos dejar de señalar que existen dos formas de comunicación en las organizaciones: Una de ellas es la de carácter interno. La otra, la de índole externo. En el primer caso, se puede decir que es el modelo de mensajes compartidos entre los miembros de la organización: es la interacción humana que ocurre dentro de las organizaciones y entre los miembros de la organización. La función primordial es permitir un desarrollo, coordinación y cumplimiento formales de las tareas. Los canales formales de comunicación interna son herramientas administrativas extremadamente importantes para dirigir, coordinar y reestructurar actividades de organización. Informan a los miembros de la organización las metas, tareas, actividades y problemas actuales. En el segundo caso, se puede decir que se le utiliza para permitir a los miembros de la organización interactuar con individuos fuera de la organización. Los mensajes se envían y reciben del entorno relevante de la organización. Los mensajes externos se envían para intentar influir en la forma en que los representantes del entorno se comportan con respecto a la organización. Se utilizan para recopilar información relevante del entorno de la organización y para proporcionar información de la organización al entorno.
Finalmente, podemos hablar del vinculo o la coordinación que existe entre la comunicación interna y externa. En sí, la interrelación consiste en que los canales de comunicación interna se utilizan para dirigir actividades de organización, con el fin de cumplir metas basadas en la información recopilada del entorno relevante a través del uso de los canales externos. Se utilizan para apoyarse mutuamente y deben operarse conjuntamente para cumplir las metas de la organización. Los procesos de comunicación interna se dirigen hacia el establecimiento de una estructura y estabilidad de la organización, al conducir actividades de organización; mientras que los canales de comunicación externa están dirigidos hacia la innovación, al facilitar la identificación de la dirección para el desarrollo continuo de la organización.